採用活動の中では、応募候補者へのメール通知は重要な業務の一つとなります。応募候補者の採用のためには、ポイントを抑え取り組むことが重要です。

 

本記事では、採用通知メールの書き方やポイントについて解説します。本記事をお読みいただくことで、採用通知メールのポイントを理解し、自社の採用活動の成果創出に繋げることが可能ですので、是非とも最後までお読みください。

 

 

採用通知の方法

 

採用通知の方法にはいくつかの選択肢があります。企業の文化や応募者の状況に応じて、最適な方法を選ぶことが重要です。以下では、主な採用通知の方法について詳しく解説します。

 

採用通知メール

採用通知メールは、応募者に対して採用の決定を伝える重要なコミュニケーション手段です。このメールは、応募者に対する企業の第一印象を左右するため、丁寧かつ明確な内容であることが求められます。採用通知メールには、以下のような基本的な情報を含めることが重要です。

 

まず、採用決定の旨を明確に伝えることが必要です。具体的には、「この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考を行った結果、貴殿を採用することを決定いたしました。」といった文言を用いると良いでしょう。

 

次に、採用後の具体的な手続きや初出勤日、必要な書類などの詳細情報を記載します。例えば、「初出勤日は〇月〇日となります。詳細な勤務条件や必要な書類については、別途ご案内いたします。」といった形で具体的に説明します。

また、応募者に対する感謝の意を表すことも忘れずに対応することも重要です。「貴殿のご応募に感謝申し上げます。今後のご活躍を期待しております。」といった言葉を添えることで、応募者に対する敬意を示すことができます。

 

 

採用通知電話

採用通知を電話で行う方法は、応募者に対して直接的かつ迅速に連絡を取ることができるため、非常に効果的です。電話での通知は、応募者に対して企業の誠意や熱意を伝える絶好の機会となります。以下に、採用通知電話を行う際のポイントをいくつかご紹介します。

 

まず、電話をかける時間帯には注意が必要です。応募者が仕事中やプライベートな時間を邪魔しないよう、平日の昼間や夕方の時間帯を選ぶと良いでしょう。また、事前に電話をかける旨をメールで伝えておくと、応募者も心の準備ができ、スムーズなコミュニケーションが可能となります。

 

さらに、電話の内容についてですが、まずは自己紹介と採用結果の通知を簡潔に伝えます。その後、具体的な採用条件や入社手続きについて説明します。応募者が質問しやすい雰囲気を作るために、丁寧な言葉遣いと明るいトーンを心掛けましょう。

 

採用通知書

採用通知書は、正式な書面として応募者に採用の意思を伝える重要な文書です。

 

採用通知書は、メールや電話と異なり、法的な証拠としても利用されるため、内容の正確さと形式の整った書き方が求められます。以下に、採用通知書を作成する際のポイントをいくつかご紹介します。

 

まず、採用通知書には会社の正式なレターヘッドを使用し、会社名、住所、電話番号、担当者名などの基本情報を明記します。次に、応募者の氏名、住所、連絡先を記載し、採用の決定を伝える文言を明確に記載します。また、採用通知書には、採用条件や勤務開始日、勤務地、給与、福利厚生などの詳細情報も含める必要があります。

 

さらに、採用通知書の最後には、応募者に対する感謝の意を表し、今後の連絡方法や手続きについても触れておくと良いでしょう。

 

採用通知メールに記載すべき項目

採用通知メールは、応募者に対して採用の意思を伝える重要なコミュニケーション手段です。メールの内容が明確であることはもちろん、応募者に対する敬意や感謝の気持ちを伝えることも大切です。以下に、採用通知メールに記載すべき主な項目を紹介します。

 

採用時の記載項目

採用通知メールには、応募者に対して必要な情報を明確に伝えることが求められます。以下に、採用通知メールに記載すべき主な項目を挙げます。

 

1. 採用決定の通知

最初に、応募者が採用されたことを明確に伝えます。具体的なポジション名や部署名を記載し、採用の喜びを伝える言葉を添えると良いでしょう。

 

2. 入社日と勤務開始時間

入社日や初日の勤務開始時間を明記します。これにより、応募者がスムーズに新しい職場に適応できるようになります。

 

3. 勤務地の詳細

勤務地の住所やアクセス方法を具体的に記載します。地図や交通手段の案内を添付することも有効です。

 

4. 必要な書類と準備物

入社時に必要な書類や持参物をリストアップします。例えば、身分証明書、銀行口座情報、健康診断書などが挙げられます。

 

5. オリエンテーションの案内
入社初日に行われるオリエンテーションの詳細を記載します。オリエンテーションの内容やスケジュール、担当者の名前などを明示します。

 

6. 連絡先情報

何か質問がある場合に連絡できる担当者の名前と連絡先を記載します。これにより、応募者が安心して入社準備を進めることができます。

 

不採用時の記載項目

不採用通知メールは、応募者に対して丁寧かつ誠実な対応を示すために重要です。以下に、不採用通知メールに記載すべき主な項目を挙げます。

 

1. 応募への感謝の言葉

まずは、応募者が時間を割いて応募してくれたことに対する感謝の意を伝えましょう。例えば、「この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。」といった一文を入れると良いでしょう。

 

2. 選考結果の通知

次に、選考結果が不採用であることを明確に伝えます。曖昧な表現は避け、「誠に残念ながら、今回はご期待に添えない結果となりました。」といった具体的な表現を用いることが重要です。

 

3. 選考理由の簡潔な説明

可能であれば、不採用の理由を簡潔に説明します。ただし、詳細すぎる説明は避け、例えば「今回は他の候補者との比較の結果、より適任と判断された方がいらっしゃいました。」といった一般的な理由を述べると良いでしょう。

 

4. 今後の応募への期待

応募者に対して、今後の応募を歓迎する旨を伝えます。「今後のご活躍をお祈りするとともに、またの機会にご応募いただければ幸いです。」といった一文を添えることで、応募者に対する敬意を示します。

 

5. 連絡先情報

最後に、何か質問があれば連絡できるように、担当者の連絡先情報を記載します。例えば、「ご不明点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。」とし、担当者の名前とメールアドレスを記載します。 これらの項目を含めることで、応募者に対して誠実で丁寧な対応を示すことができ、企業の印象を良く保つことができます。  

 

採用通知メールで応募者の印象をよくするポイント

採用通知メールは、応募者にとって企業の第一印象を決定づける重要な要素です。ここでは、応募者の印象を良くするためのポイントをいくつかご紹介します。  

 

 

採用通知メールを見直す際の注意点

採用通知メールは、応募者に対して企業の第一印象を与える重要なコミュニケーション手段です。そのため、送信前に必ず見直しを行い、以下のポイントに注意しましょう。  

 

 

採用通知メールのテンプレート例

採用通知メールを作成する際には、適切なテンプレートを使用することで、効率的かつ正確に情報を伝えることができます。以下に、採用通知メールのテンプレート例を2つご紹介します。  

 

テンプレート例1

採用通知メールのテンプレート例を以下に示します。このテンプレートを参考にすることで、応募者に対して適切な情報を伝えることができます。  

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件名：採用内定のお知らせ

 

本文：  [応募者名] 様

 

この度は、[会社名]の[職種名]にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めた結果、[応募者名]様を採用内定とさせていただくこととなりました。

 

心よりお祝い申し上げます。 つきましては、以下の詳細をご確認いただき、必要な手続きを進めていただきますようお願い申し上げます。

 

 

【採用内定の詳細】

– 入社日： [入社日]

– 勤務地： [勤務地]

– 勤務時間： [勤務時間]

– 給与： [給与]

– その他： [その他の条件]

 

 

ご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

 

[会社名] [担当者名] [担当者の連絡先] 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

 

 

敬具 [会社名]

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このテンプレートを使用することで、応募者に対して明確で丁寧な採用通知を行うことができます。次のセクションでは、別のテンプレート例をご紹介します。  

 

テンプレート例2

次に、別の採用通知メールのテンプレート例をご紹介します。このテンプレートも参考にして、応募者に対して適切な情報を伝えることができます。

 

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件名：採用決定のお知らせ

 

本文：  [応募者名] 様

お世話になっております。

 

[会社名]の[担当者名]です。

 

この度は、[会社名]の[職種名]にご応募いただき、誠にありがとうございました。

 

選考の結果、[応募者名]様を採用することが決定いたしましたので、ご連絡申し上げます。 以下の詳細をご確認いただき、必要な手続きを進めていただきますようお願い申し上げます。

 

【採用決定の詳細】

 

– 入社日： [入社日]

– 勤務地： [勤務地]

– 勤務時間： [勤務時間]

– 給与： [給与]

– その他： [その他の条件]

 

また、入社に際してのオリエンテーションを[オリエンテーション日]に予定しておりますので、ご参加いただけますようお願い申し上げます。 ご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

 

[会社名]

[担当者名]

[担当者の連絡先]

 

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

 

敬具 [会社名] “`

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まとめ

本記事で紹介したポイントやテンプレートを参考に、正確かつ丁寧な採用通知メールを作成し、応募者に対する好印象を築きましょう。 採用通知メールの作成においては、誤字脱字のチェックや言い回しの確認、記載情報の正確さなど、細部にまで注意を払うことが求められます。

 

また、メールだけでなく、書面や電話での通知も併用することで、より丁寧な対応が可能となります。

 

最後に、採用通知メールは企業の顔とも言える重要なツールです。しっかりとした準備と確認を行い、応募者に対して誠実でプロフェッショナルな印象を与えることを心掛けましょう。これにより、採用活動の成果を最大限に引き出すことができるでしょう。

 

監修者 : 佐藤たかと

新卒で大手ネット広告代理店に入職し、営業職に従事。マーケティング職、人事を経て独立。代理店時代に培った自社採用サイト運営のノウハウを活かしてHR系のクライアントを中心にSEO記事のライティングやコラム執筆の活動も行う。 これまでに執筆した記事数は300本を超え、フリーライターとして多くの企業や個人のコンテンツ制作をサポート。